Par défaut, tous les courriels que vous recevez sont stockés dans la boîte de réception, sans traitement particulier. Il est toutefois possible de définir des filtres qui s'exécuteront automatiquement à chaque réception de mail. Pour cela, cliquez sur le lien « Créer un filtre » visible dans la partie supérieure de l'interface Gmail.



Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez combiner les critères suivants :

Expéditeur
Destinataire
Objet du message
Mots contenus
Mots exclus
Pièce jointe présente

Exemple : Pour rechercher un courrier émanant d'une personne prénommée Dominique, dans lequel se trouvent les mots nuit et blanche, vous devez saisir les éléments suivants :
dominique dans le champ « De: »
nuit blanche dans le champ « Contenant les mots: »

Pour vérifier si votre boîte aux lettres Gmail contient déjà un ou plusieurs courriels répondant aux critères entrés, cliquez sur le bouton « Test de recherche ». Le résultat s'affiche sous le masque de saisie : lorsque c'est négatif, vous obtenez « Aucun message correspondant à vos critères n'a été trouvé ».

Cliquez ensuite sur le bouton « Étape suivante ». Vous devez maintenant choisir l'action qui se déclenchera lorsqu'un mail, répondant aux critères précédemment définis, arrivera dans votre boîte de réception :

Passer la boîte de réception (Archiver) – le courriel est déplacé de la boîte de réception vers le dossier « Tous les messages ».
Activer le suivi – le message apparaîtra dans le dossier « Suivi » (son étoile deviendra jaune).
Appliquer le libellé: – nous expliciterons la notion de « libellé » un peu plus loin.
Transférer à: – le courrier est expédié vers une autre adresse mail. Une copie est conservée dans la boîte de réception.
Supprimer – le message est déplacé dans la corbeille.
Cochez éventuellement la case « Appliquer le filtre aux [x] conversations ci-dessous également » puis cliquez sur le bouton « Créer le filtre ».

Comme nous l'avons déjà signalé, la création de dossiers s'avère impossible dans Gmail. Cependant, vous pouvez organiser vos messages en leur assignant des libellés. Ceux-ci permettent de retrouver instantanément tous les messages marqués. Pour attribuer un libellé à un ou plusieurs mails, cochez la case visible devant chaque ligne représentant un courriel. Dans le menu déroulant « Autres actions… », sélectionnez ensuite « Nouveau libellé… ». Dans la boîte de dialogue qui vient de s'ouvrir, saisissez le nom du libellé. Il peut se composer de plusieurs mots, comme par exemple « vacances d'été ». Validez la création du libellé en cliquant sur le bouton « OK ».

Astuce : Vous pouvez assigner plusieurs libellés à un même message.

Pour retrouver rapidement des courriels au moyen de leur libellé, cliquez sur celui qui vous intéresse dans le cadre intitulé « Libellés », situé sur le bord gauche de l'interface Gmail, sous le lien « Contacts ».
Pour changer le nom d'un libellé, cliquez sur le lien « Modifier les libellés » puis sur le lien « Renommer » correspondant. Saisissez le nouvel intitulé et validez avec le bouton « OK ».

Pour effacer un libellé, cliquez sur le lien « Modifier les libellés » puis sur le lien « Supprimer » correspondant. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton « OK ». À noter que cette opération ne détruit pas les mails associés à ce libellé.

Le texte original de cette fiche pratique est extrait de «Tout sur le web 2.0» (Capucine Cousin, Collection CommentCaMarche.net, Dunod, 2008)