Bonjour
le probleme c'est qu'il n'y pas vraiment d'alternative entre le mail ou le chat pour communiquer.
Soit vous utilisez un microsoft echange et là c'est de la communicaiton d'entreprise, soit vous passez par une solution plus ludique et cela sera du msn ou skype.
Sinon la solution serait de créer un portail par exemple php (deja existant) qui centralise les informations et consultable sur le réseau.

fred