OK, alors, a mon avis, il te faut une table en mySQL avec le mail des personne. Tu crees un formulaire ou tu demandes le mail avec inscription dans la base en cas de non presence du mail et suppression de celui ci en cas de presence (Pour que les gens puissent se desinscrire...imperatif!!!)
Apres, tu crees un formulaire protege pour envoyer un mail a tous le monde (Tu peux le mettre en local eventuellement, histoire que n'importe qui ne puisse pas l'utilise). Sur cette page sur la validation, tu utilise la fonction mail de PHP (ou qmail...) avec dans chaque champs bcc une des adresses email (dans le bcc pour ne pas communiquer les adresses des uns aux autres)...
Voila, si tu veux plus de precisions, n'hesite pas, mais j'ai pas les techno pour aller plus loin ici...
Bon courage...

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